Gibt es Belege die regelmäßig fehlen?

Wenn Belege regelmäßig fehlen, führt dies bei der Buchführung zu Mehraufwand und damit zu höheren Kosten, die sich in der Regel vermeiden lassen. Daher prüfen wir als erstes, ob es Belege gibt, die in den letzten Monaten regelmäßig gefehlt haben. Im zweiten Schritt evaluieren wir mit Ihnen, woran das liegt und wie sich das in Zukunft vermeiden lässt.
Eine Übersicht aller benötigten Belege finden Sie hier: Welche Belege benötigen wir von Ihnen?

Können Sie sich Zeit beim Hochladen der Belege sparen?

Häufig werden noch Belege gescannt oder manuell hochgeladen, die auch über Upload Mail automatisiert hochgeladen werden könnten. Wir empfehlen grundsätzlich den folgenden Aufbau:

1. Einrichtung einer eigenen E-Mail-Adresse für den Rechnungseingang
   (zum Beispiel bei uns: rechnungen@taxpal.de)
2. Hinterlegen Sie dieser Mailadresse bei allen Geschäftspartnern und Portalen.
3. Einrichtung Upload Mail (siehe Anleitung zu Upload Mail)
4. Automatische Weiterleitung einrichten

Alternativ können Sie Upload Mail natürlich auch mit Ihrer bestehenden Mailadresse nutzen. Dann ist allerdings keine automatische Weiterleitung sinnvoll möglich.

Nutzen Sie Amazon richtig?

Zunächst einmal ist es wichtig, dass Sie über einen Amazon-Business-Account verfügen und für betriebliche Einkäufe nicht Ihren privaten Amazon-Account nutzen. Wenn Sie bereits einen privaten Amazon Prime Account haben, können Sie einen kostenlosen Business Account einrichten. Mehr Informationen hierzu finden Sie unter: Business Prime Duo

Als nächstes sollten Sie in Amazon Ihre USt-IdNr. hinterlegen, damit Ihre Einkäufe steuerlich von Amazon richtig in Rechnung gestellt werden. Melden Sie sich dazu in Ihrem Amazon Business Account an und klicken Sie auf Ihren Account und dann auf „Mein Konto”.

Als nächstes klicken Sie auf „Amazon Business Einstellungen“

Dort finden Sie unter Zertifizierungen den Bereich: „USt-IdNr. Verwalten“. In diesem Bereich können Sie Ihre USt-IdNr. hinzufügen.

Können Sie sich Zeit mit Getmyinvoices sparen?

Viele Mandanten haben das Problem, dass sie Belege aus diversen Portalen (wie zum Beispiel Amazon, Google etc.) mühsam herunterladen und für die Buchführung bereitstellen müssen.
Hierfür gibt es eine Vereinfachung: mit dem Programm getmyinvoices werden Ihre Rechnungen aus Portalen automatisch abgeholt und in Unternehmen online hochgeladen, sodass Sie sich Zeit sparen und bei der Vorbereitung der Finanzbuchführung entlastet werden.
Sprechen Sie uns bei Interesse gerne auf die Einrichtung von getmyinvoices an.

Können Sie sich Zeit beim Bezahlen Ihrer Rechnungen sparen?

Wenn Sie Rechnungen manuell über das Online Banking Ihrer Bank bezahlen, können Sie sich vermutlich viel zeit sparen. Für die Buchführung laden Sie Ihre Rechnungen in Unternehmen online hoch. Was viele nicht wissen: Sie können die Rechnungen dann auch direkt bezahlen. Das hat den Vorteil, dass Sie die Überweisungsdaten (wie Name, IBAN, Rechnungsbetrag) nicht selbst abtippen müssen. Stattdessen werden die Daten ausgelesen und Ihnen automatisch vorgeschlagen. Sie können dann mit einem Klick bezahlen.

Die Anleitung finden Sie hier: Rechnungen organisieren und bezahlen

Können Sie sich Zeit bei der Verarbeitung von Kreditkarten sparen?

Sofern Sie eine betriebliche Kreditkarte nutzen, führt dies oft zu zusätzlichem Aufwand, weil neben den Rechnungen auch eine Zuordnung zur Kreditkartenabrechnung erfolgen muss.
Daher sollte zunächst geprüft werden:

1. Sofern Sie als Einzelunternehmen oder Personengesellschaft firmieren, können die Rechnungen, die über die Kreditkarte bezahlt werden, über den Belegtyp “Auslagen” hochgeladen werden. Eine Zuordnung zur Kreditkartenabrechnung muss dann nicht mehr erfolgen.
2. Wenn Sie als GmbH firmieren, ist das leider nicht möglich. Dann sollte im nächsten Schritt geprüft werden, ob die Zahlungen, die aktuell über die Kreditkarte laufen, auch über ein normales Bankkonto laufen könnten. Sofern es sich um Online-Einkäufe handelt, kann zum Beispiel Paypal genutzt werden, um die Einkäufe direkt über das Bankkonto laufen zu lassen.
3. Sofern auch dies nicht möglich oder gewünscht ist, richten wir Ihnen den Belegtyp Kreditkarte ein. Hier laden Sie alle Belege hoch, die Sie mit der Kreditkarte bezahlt haben sowie die dazugehörige Kreditkartenabrechnung.

Können Sie sich Zeit bei der Kassenführung sparen?

Freiberufler sind im Unterschied zu Kaufleuten und GmbHs nicht verpflichtet ein Kassenbuch zu führen.
Wenn Sie als Freiberufler Bareinnahmen bzw. Barausgaben haben, ist oftmals die Berücksichtigung über die Auslagen einfacher, da Sie dann nicht täglich ein Kassenbuch führen müssen.
Bei sehr vielen Bareinnahmen bzw. Barausgaben empfiehlt sich dennoch ein Kassenbuch, um die Übersicht zu behalten.

Sofern eine Kasse geführt werden muss, bietet sich die Kasse in Unternehmen online an, die kostenfrei mitgeliefert wird. Eine Anleitung finden Sie hier: Kasse führen über Unternehmen online

Sind alle geschäftlichen Bankkonten in Unternehmen online?

Damit Sie uns keine Papier- oder PDF-Kontoauszüge einreichen müssen, sollten alle Bankkonten mit Unternehmen online verknüpft werden. Eine Anleitung zur Verknüpfung finden Sie hier: Bankkonto verknüpfen

Lastschriftmandat Finanzamt

Um keine Steuerzahlungen zu vergessen, wird in der Regel ein Lastschriftmandat für das Finanzamt eingerichtet. Hierfür muss der Vordruck des für Sie zuständigen Finanzamts genutzt werden. Beispielsweise erhalten Sie hier das SEPA-Lastschriftmandat Finanzamt Hamburg.
Für andere Finanzämtern finden Sie das passende Lastschriftmandat in der Regel, wenn Sie im Internet nach Lastschriftmandat Finanzamt XYZ suchen.

Werden Ausgangsrechnungen korrekt gestellt?

Bitte beachten Sie, dass Sie in Ihren Ausgangsrechnungen an Ihre Kunden/Patienten bei Umsatzsteuerbefreiung (zB wegen Heilbehandlungen) bzw. bei Anwendung der Kleinunternehmerregelung entsprechende Hinweise in Ihren Rechnungen aufnehmen müssen.