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Crashkurs Zusammenarbeit Lohnbuchhaltung

Zusammenfassung

In diesem Video erfahren Sie, wie die Zusammenarbeit mit uns im Bereich der Lohnbuchhaltung funktioniert. Sie lernen, wie Sie uns alle erforderlichen Informationen sicher und unkompliziert über DATEV Personal bereitstellen, Mitarbeiterdaten verwalten und Ihre monatlichen Gehaltsabrechnungen abrufen.

Unser Tipp: Schauen Sie sich das Video möglichst kurz vor Ihrem persönlichen Kick-off-Gespräch an und richten Sie Ihren Zugang direkt parallel zum Video ein.

Wichtige Frist: Bitte stellen Sie uns alle erforderlichen Lohndaten bis zum 15. eines jeden Monats zur Verfügung.

1. DATEV Personal einrichten und anmelden

Für den sicheren Austausch Ihrer Lohndaten nutzen wir den geschützten Personalbereich von DATEV. Hier können Sie Mitarbeiter verwalten, Dokumente bereitstellen und Ihre Gehaltsabrechnungen einsehen.

So starten Sie:

  1. Öffnen Sie auf unserer Website unter Wissen & Service → Lohnbuchführung den Personalbereich.

  2. Melden Sie sich mit Ihrem DATEV SmartLogin an, indem Sie den angezeigten QR-Code scannen.

  3. Nach erfolgreicher Anmeldung gelangen Sie zur Personalübersicht Ihres Unternehmens.

Dort stehen Ihnen fünf wesentliche Bereiche zur Verfügung:

  • Personaldaten: Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU) abrufen.

  • Mitarbeiter: Neue Mitarbeiter anlegen und bestehende Mitarbeiterdaten ändern.

  • Monatsdaten: Arbeitsstunden, Prämien und andere monatliche Zahlungen erfassen.

  • Dokumente: Arbeitsverträge, Kündigungen und weitere Unterlagen in der digitalen Personalakte verwalten.

  • Auswertungen Personalwirtschaft: Gehaltsabrechnungen und weitere Lohnauswertungen einsehen.

2. Dokumente hochladen und freigeben

Im Bereich Dokumente stellen Sie uns beispielsweise Arbeitsverträge, Änderungsvereinbarungen, Kündigungsschreiben oder sonstige lohnrelevante Unterlagen zur Verfügung.

So funktioniert es:

  1. Öffnen Sie den Bereich Dokumente.

  2. Laden Sie die gewünschten Dateien per Drag & Drop oder über „Datei auswählen“ hoch.

  3. Öffnen Sie das hochgeladene Dokument zur Bearbeitung.

  4. Ordnen Sie es einem Mitarbeiter zu oder kennzeichnen Sie es als unternehmensweit gültig.

  5. Ergänzen Sie bei Bedarf eine Bezeichnung, Kategorie oder einen Kommentar.

  6. Klicken Sie abschließend auf Freigeben.

Wichtig: Erst durch die Freigabe wird das Dokument für unsere Lohnbuchhaltung sichtbar. Das bloße Hochladen reicht nicht aus.

Nach der Verarbeitung werden die Unterlagen in Ihrer digitalen Personalakte abgelegt und stehen dort auch für spätere Prüfungen zur Verfügung.

3. Neue Mitarbeiter anmelden

Wenn Sie einen neuen Mitarbeiter einstellen, benötigen wir den unterschriebenen Arbeitsvertrag und einen vollständig ausgefüllten Personalfragebogen.

So melden Sie einen neuen Mitarbeiter an:

  1. Laden Sie zunächst den unterschriebenen Arbeitsvertrag im Bereich Dokumente hoch und geben Sie ihn frei.

  2. Öffnen Sie Mitarbeiter und klicken Sie auf das Plus-Symbol, um einen neuen Mitarbeiter anzulegen.

  3. Erfassen Sie das Eintrittsdatum und den Namen.

  4. Aktivieren Sie die Option Personalfragebogen bereitstellen.

  5. Versenden Sie den Personalfragebogen per E-Mail an Ihren neuen Mitarbeiter.

  6. Erfassen Sie als Arbeitgeber die Beschäftigungsdaten, insbesondere Arbeitszeit, Urlaubsanspruch und vereinbartes Gehalt.

  7. Sobald der Mitarbeiter seinen Fragebogen ausgefüllt hat, können Sie die Angaben über Prüfen und übernehmen übernehmen.

  8. Geben Sie abschließend den Personalfragebogen frei.

Der Mitarbeiter erfasst seine persönlichen Daten, beispielsweise Anschrift, Sozialversicherungsnummer und Bankverbindung, selbstständig über den zugesandten Link.

Wichtig: Vergessen Sie die abschließende Freigabe nicht. Erst danach können wir den neuen Mitarbeiter in unserer Lohnbuchhaltung bearbeiten.

4. Änderungen an Mitarbeiterdaten erfassen

Bei Änderungen unterscheiden wir zwischen Stammdaten und Monatsdaten.

Stammdaten sind Angaben, die dauerhaft beziehungsweise über mehrere Monate gelten, beispielsweise:

  • Namens- oder Adressänderungen

  • Neue Bankverbindungen

  • Änderungen der wöchentlichen Arbeitszeit

  • Anpassungen des Urlaubsanspruchs

  • Dauerhafte Gehaltserhöhungen

Diese Änderungen erfassen Sie unter Mitarbeiter beim jeweiligen Arbeitnehmer.

Achten Sie darauf, den richtigen Abrechnungsmonat auszuwählen, ab dem die Änderung gelten soll. Anschließend müssen die Änderungen freigegeben werden.

Monatsdaten gelten dagegen nur für den jeweiligen Abrechnungsmonat. Dazu gehören beispielsweise:

  • Geleistete Arbeitsstunden bei Stundenlohnempfängern

  • Einmalige Prämien und Provisionen

  • Weihnachts- und Urlaubsgeld, soweit diese nicht bereits fest vereinbart und hinterlegt sind

Diese Angaben erfassen Sie im Bereich Monatsdaten unter „Stunden“ beziehungsweise „Beträge“ und speichern anschließend Ihre Eingaben.

Unser Tipp: Bei Mitarbeitern mit festem Monatsgehalt müssen Sie die geleisteten Arbeitsstunden normalerweise nicht jeden Monat neu erfassen. Das reduziert Ihren laufenden Verwaltungsaufwand.

5. Krankmeldungen und Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen

Wenn sich ein Mitarbeiter krankmeldet, müssen Sie uns die Arbeitsunfähigkeit mitteilen, damit wir diese bei der Gehaltsabrechnung berücksichtigen können.

Zudem können Arbeitgeber mit regelmäßig nicht mehr als 30 Arbeitnehmern grundsätzlich Anspruch auf eine anteilige Erstattung der Entgeltfortzahlung über das Umlageverfahren U1 haben.

So gehen Sie bei einer Krankmeldung vor:

  1. Öffnen Sie Personaldaten und wählen Sie den betroffenen Mitarbeiter aus.

  2. Öffnen Sie den Bereich AU.

  3. Tragen Sie den Beginn der Arbeitsunfähigkeit ein.

  4. Kennzeichnen Sie gegebenenfalls, ob es sich um eine Folgebescheinigung handelt.

  5. Klicken Sie auf Anfordern.

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wird bei der Krankenkasse angefragt. Die Rückmeldung erfolgt in der Regel innerhalb von ein bis zwei Werktagen.

Wir kümmern uns anschließend um die lohnabrechnungsseitige Verarbeitung sowie gegebenenfalls den Erstattungsantrag bei der Krankenkasse. Auch die Zahlungseingänge aus den Erstattungsanträgen werden im Rahmen unserer Finanzbuchhaltung überwacht.

6. Gehaltsabrechnungen abrufen und prüfen

Sobald wir Ihre monatliche Lohnbuchhaltung abgeschlossen haben, stellen wir Ihnen die Gehaltsabrechnungen und weitere Auswertungen im geschützten Personalbereich bereit.

So finden Sie Ihre Auswertungen:

  1. Öffnen Sie Auswertungen Personalwirtschaft.

  2. Wählen Sie den gewünschten Abrechnungsmonat aus.

  3. Filtern Sie bei Bedarf nach einzelnen Mitarbeitern.

  4. Öffnen Sie die Abrechnung der Brutto-Netto-Bezüge, um die jeweilige Gehaltsabrechnung einzusehen.

Die Unterlagen bleiben dort dauerhaft und revisionssicher gespeichert und können jederzeit erneut abgerufen werden.

Unsere Empfehlung: Hinterlegen Sie unter Konfiguration Ihre E-Mail-Adresse. So werden Sie automatisch benachrichtigt, sobald neue Gehaltsabrechnungen vorliegen.

Bitte kontrollieren Sie die Abrechnungen auf Plausibilität. Die Bereitstellung an Ihre Mitarbeiter übernehmen wir in der Regel elektronisch über DATEV Arbeitnehmer online, sofern dies eingerichtet ist.

7. Gehaltszahlungen über Tabula ausführen

Nach der Erstellung der Gehaltsabrechnungen stellen wir Ihnen die Zahlungsdaten für die Gehälter über Tabula zur Verfügung.

So führen Sie die Gehaltszahlungen aus:

  1. Öffnen Sie Tabula und wechseln Sie zu Bank → Überweisungen.

  2. Öffnen Sie die bereitgestellte Zahlungsdatei über Überweisung prüfen.

  3. Kontrollieren Sie die enthaltenen Gehaltszahlungen.

  4. Geben Sie die Überweisungen frei.

  5. Übermitteln Sie die Zahlungen gesammelt an Ihre Bank.

Wichtig: Verwenden Sie möglichst immer die von uns bereitgestellten Zahlungsdaten und verzichten Sie auf feste Daueraufträge für Gehaltszahlungen.

Auch bei unverändertem Bruttogehalt können sich die Nettoauszahlungsbeträge ändern, beispielsweise durch steuerliche oder sozialversicherungsrechtliche Anpassungen.

8. Was tun, wenn eine Gehaltsabrechnung fehlerhaft ist?

Sollten Sie bei der Prüfung Ihrer Gehaltsabrechnungen einen Fehler feststellen, informieren Sie bitte Ihren persönlichen Ansprechpartner in der Lohnbuchhaltung.

Dabei unterscheiden wir grundsätzlich folgende Fälle:

  • Fehler auf unserer Seite: Haben wir eine korrekt übermittelte Information falsch verarbeitet, korrigieren wir die Abrechnung selbstverständlich kostenfrei.

  • Kleinere Abweichungen: Häufig können diese im Folgemonat über eine Korrekturabrechnung ausgeglichen werden.

  • Größere Abweichungen: Wenn eine Korrektur nicht bis zum nächsten Monat warten kann, ist gegebenenfalls eine aufwendigere Wiederabrechnung erforderlich. Diese kann zusätzliche Kosten verursachen.

Wenn eine Wiederabrechnung erforderlich ist, teilen Sie uns bitte möglichst schnell mit, was korrigiert werden muss, bis wann die Korrektur benötigt wird und ob die ursprünglichen Gehälter bereits überwiesen wurden.

So vermeiden wir insbesondere versehentliche Doppelzahlungen.

9. Jeden Monat 10 % Lohnbuchhaltungshonorar sparen

Wenn Sie uns Ihre Lohndaten vollständig und pünktlich zur Verfügung stellen, erhalten Sie von uns 10 % Nachlass auf das monatliche Grundpaket Ihrer Lohnbuchhaltung.

Dafür gelten zwei wesentliche Voraussetzungen:

  1. Vollständigkeit: Sämtliche für die Abrechnung erforderlichen Informationen und Dokumente liegen uns vor.

  2. Fristgerechte Bereitstellung: Ihre Lohndaten sind spätestens am 15. des laufenden Monats vollständig eingereicht.

Sind beide Voraussetzungen erfüllt, berücksichtigen wir den Nachlass automatisch bei Ihrer monatlichen Abrechnung.

Der Hintergrund: Gerade in der Lohnbuchhaltung sind die gesetzlichen Meldefristen sehr eng. Durch eine rechtzeitige und vollständige Bereitstellung Ihrer Unterlagen ermöglichen Sie uns eine reibungslose und effiziente Bearbeitung.

Ihr nächster Schritt

Melden Sie sich in Ihrem DATEV-Personalbereich an, machen Sie sich mit den Funktionen vertraut und stellen Sie gegebenenfalls bereits erste Arbeitsverträge oder Personaldaten bereit.

In Ihrem anschließenden persönlichen Kick-off-Gespräch klären wir gemeinsam offene Fragen und besprechen die Besonderheiten Ihrer Lohnbuchhaltung.

Bei Fragen steht Ihnen Ihr persönlicher Ansprechpartner in unserer Lohnbuchhaltung jederzeit gerne zur Verfügung.


Ergänzende Formulare & Hinweise:

Für einige Sonderfälle werden besondere Formulare benötigt. Bitte gehen Sie wie folgt vor:

  • Mit Klick auf das Formular laden Sie die PDF-Datei herunter.
  • Füllen Sie das Formular aus. Wir benötigen die Daten für Ihre Lohnabrechnung. Sofern Sie fragen haben, wenden Sie sich an Ihren persönlichen Lohn-Ansprechpartner.
  • Laden Sie das ausgefüllte Formular in Ihrer Personalakte hoch.

Eintritt neuer Mitarbeiter:

Besondere Stammdaten-Änderungen

  • Firmenwagen
  • Fahrtkostenzuschuss
  • Betriebliche Altersvorsorge
  • Pfändung
  • Dienstfahrrad
  • Kindergartenzuschuss: Aktuelle Beitragsbescheinigung vom Kindergarten
    (Sobald diese ausläuft – je nach Bundesland unterschiedlich – benötigen wir von Ihnen eine erneute Beitragsbescheinigung. Hierüber erfolgt keine Erinnerung unsererseits.)
    Bitte beachten Sie: das Kind darf nicht schulpflichtig sein (in Deutschland besteht Schulpflicht ab dem 6. Lebensjahr)

Besondere Monatsdaten-Änderungen

  • Erholungsbeihilfe: Sofern ein Mitarbeiter eine Erholungsbeihilfe erhalten soll
  • bei Fehlzeiten:
    • Sofern keine AU vorliegt (zB weil der Mitarbeiter nur einen Tag krank war und AU’s erst ab dem dritten Tag vorgelegt werden müssen) nutzen Sie bitte das Formular Fehlzeiten
    • Bei längerfristigen Unterbrechungen eines Mitarbeiters aufgrund von Krankengeld, Mutterschutz und Elternzeit etc. bitten wir um Mitteilung über das Stammdatenänderungsblatt, ob Leistungen (Betriebliche Altersvorsorge, Fahrtkostenzuschuss, Jobticket und Sachbezüge) weiterhin gezahlt werden sollen.
  • Betriebsveranstaltungen stellen für Ihre Mitarbeiter grundsätzlich einen steuer- und sozialversicherungspflichtigen geldwerter Vorteil dar. Allerdings gibt es eine Steuerbefreiung für maximal zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr jeweils bis zu einem Betrag von max. 110€ pro teilnehmenden Mitarbeiter. Falls der Mitarbeiter von seinem Ehegatten/Partner begleitet wird, gilt die Grenze von 110€ für beide zusammen.
    Bitte füllen Sie die Teilnehmerliste aus und ordnen Sie jeden Teilnehmer mit einem Kreuz in den letzten drei Spalten einer Gruppe zu. Laden Sie diese Liste im Monat der Betriebsveranstaltung inkl. aller Rechnungen zur Betriebsveranstaltung in die digitale Personalakte hoch.

Austritt Mitarbeiter

Zusatzdokumente

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