Zusammenfassung

In diesem Video erfahren Sie, wie Sie Ihre Finanzbuchhaltung mit Tabula einfach und effizient vorbereiten. Ziel ist es, möglichst viele Abläufe zu automatisieren, Zeit zu sparen und sicherzustellen, dass uns alle erforderlichen Unterlagen vollständig vorliegen.

Unser Tipp: Schauen Sie sich das Video möglichst kurz vor Ihrem persönlichen Kick-off-Gespräch an und richten Sie Tabula direkt parallel zum Video ein.

1. Tabula einrichten und Bankkonto verbinden

Tabula ist Ihre persönliche Cloud für die Finanzbuchhaltung. Hier können Sie Belege hochladen, Rechnungen verwalten, Zahlungen vorbereiten und Ihre betriebswirtschaftlichen Auswertungen einsehen.

So starten Sie:

1. Öffnen Sie auf unserer Website unter Wissen & Service → Mandantenportale → Buchführung mit Tabula das Portal.

2. Melden Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und dem zugesandten Anmeldecode an.

3. Verbinden Sie unter Einstellungen → Bankkonten Ihr betriebliches Bankkonto.

4. Legen Sie das Startdatum für die Buchführung fest – stimmen Sie dieses im Zweifel mit uns ab.

Wichtig: Verbinden Sie ausschließlich Ihre betrieblichen Bankkonten. Nach der Einrichtung werden die Kontoumsätze automatisch abgerufen. In der Regel ist etwa alle sechs Monate eine erneute Authentifizierung erforderlich.

2. Belege hochladen – am besten automatisiert

Für die Bereitstellung Ihrer Rechnungen und Belege stehen Ihnen vier Möglichkeiten zur Verfügung:

• Direkter Upload: Laden Sie Dateien von Ihrem Computer hoch oder ziehen Sie diese per Drag & Drop in Tabula.

• E-Mail-Weiterleitung: Leiten Sie Rechnungen an Ihre persönliche Tabula-E-Mail-Adresse weiter.

• WhatsApp: Fotografieren Sie Kassenbons und Quittungen mit Ihrem Smartphone und senden Sie diese direkt an Tabula.

• Automatischer Rechnungsabruf: Mit zusätzlichen Diensten wie GetMyInvoices können Rechnungen beispielsweise aus Amazon oder anderen Onlineportalen automatisiert abgerufen werden.

Unsere Empfehlung zur Zeitersparnis: Richten Sie eine separate E-Mail-Adresse wie rechnungen@ihrefirma.de ein. Hinterlegen Sie diese bei Ihren Lieferanten und richten Sie eine automatische Weiterleitung an Tabula ein. So gelangen viele Ihrer Eingangsrechnungen künftig ganz ohne manuelles Hochladen in Ihre Buchführung.

Aufzuteilende Vorsteuer: wenn Sie umsatzsteuerfreie und umsatzsteuerpflichtige Umsätze erbringen, sind Vorsteuern häufig nur anteilig abzugsfähig (bspw. Zahnarzt mit Labor oder bei Mix aus Heilbehandlungen & kosmetischen Leistungen). Dann müssen Sie beim Upload in Tabula festlegen, ob die Vorsteuer auf die Belege voll / nicht / teilweise abzugsfähig ist. Klicken Sie auf “Hochladen” und wählen Sie “Benutzerdefiniert” unter “Vorsteuerabzug” können Sie dann wählen, was für die hochzuladenden Belege gilt. 

Welche Belege benötigen wir von Ihnen?

Eingang: bitte laden Sie alle Rechnungen für Ihre Kosten hoch.

Ausgang: welche Ausgangsrechnungen wir von Ihnen benötigen, hängt von Ihrer Branche ab.

• Ärzte & Zahnärzte:
  • KV bzw. KZV-Abrechnung
  • Monatliche Aufstellung über Ausfallhonorare, Gutachten und nicht-Heilbehandlungen (zB kosmetische Behandlungen)
  • Bei Zahnärzten zusätzlich: monatliche Umsatzstatistik aus Praxissoftware
• Therapeuten (Physio, Ergo, Logo):
  • Monatliche Aufstellung über Leistungen ohne ärztliche Verordnung
• Andere:
  • Datenexport aus Ihrem Rechnungsschreibungsprogramm
  • sofern kein Export möglich: alle Ausgangsrechnungen

Kasse/Barbelege: Aufstellung der Ausgangsrechnungen an Patienten/Kunden, die bar bezahlt wurden (z.B. Zuzahlungen, IGe-Leistungen).

Reisekosten: Damit wir Ihre betrieblich bedingten Reisekosten in der Buchführung verarbeiten können, benötigen wir eine Reisekostenabrechnung. Bitte benutzen Sie hierfür unser Reisekosten-Formular.

3. Fehlende Belege bearbeiten

Im Bereich Bank gleicht Tabula Ihre Kontoumsätze automatisch mit den hochgeladenen Belegen ab. Sie sehen auf einen Blick, welche Unterlagen noch fehlen.

Offene Vorgänge können Sie wie folgt erledigen:

• Beleg fehlt: Laden Sie die entsprechende Rechnung oder Quittung nachträglich hoch.

• Beleg bereits vorhanden: Suchen Sie die Rechnung in Tabula und ordnen Sie diese bei Bedarf manuell zu.

• Kein Beleg erforderlich: Kennzeichnen Sie beispielsweise wiederkehrende Miet-, Versicherungs- oder Leasingzahlungen entsprechend. Die zugrunde liegenden Verträge müssen einmalig bereitgestellt werden.

• Beleg verloren: Markieren Sie dies entsprechend. Beachten Sie, dass dadurch der Betriebsausgabenabzug gefährdet sein kann.

Auch bei Steuerzahlungen, Gehaltszahlungen, Darlehensraten oder Privatentnahmen ist in der Regel keine separate monatliche Rechnung erforderlich.

Ihr Ziel: Bearbeiten Sie alle offenen Bankpositionen, bis keine fehlenden Belege mehr angezeigt werden. Tabula lernt aus Ihren Angaben, sodass künftig immer weniger manuelle Nacharbeiten erforderlich sind.

4. Rechnungen prüfen und bezahlen

Im Bereich Ausgaben finden Sie Ihre Eingangsrechnungen und können diese gezielt bearbeiten.

Tabula unterstützt Sie dabei, indem das Programm Rechnungsinformationen automatisch ausliest, offene Zahlungen erkennt und mögliche Rechnungsfehler oder Duplikate kennzeichnet.

Achten Sie insbesondere auf folgende Punkte:

• Offene Rechnungen: Kontrollieren Sie die ausgelesenen Angaben und markieren Sie die Rechnungen als geprüft. Anschließend können Sie mehrere Überweisungen gesammelt an Ihre Bank übermitteln.

• Privat bezahlte Rechnungen: Kennzeichnen Sie Rechnungen, die Sie privat, etwa mit Ihrer privaten Kreditkarte oder in bar, bezahlt haben, als Privatzahlung.

• Rechnungswarnungen: Prüfen Sie die angezeigten Hinweise auf mögliche Rechnungsfehler und veranlassen Sie gegebenenfalls eine Korrektur.

• Duplikate: Kontrollieren und entfernen Sie versehentlich doppelt hochgeladene Rechnungen.

5. Sonstige Dokumente und Auswertungen

Im Bereich Sonstige Dokumente finden Sie Unterlagen wie Miet- und Darlehensverträge, Versicherungspolicen oder Bestellbestätigungen.

Nach Fertigstellung Ihrer monatlichen Finanzbuchhaltung stellen wir Ihnen dort auch Ihre betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) zur Verfügung. Diese können Sie direkt einsehen oder herunterladen.

6. Jeden Monat 10 % Buchführungshonorar sparen

Wenn Sie Ihre Buchführungsunterlagen vollständig und rechtzeitig vorbereiten, erhalten Sie von uns 10 % Nachlass auf Ihr monatliches Buchführungshonorar.

Dafür gelten vier Voraussetzungen:

1. Vollständigkeit: Sie haben alle erforderlichen Belege bereitgestellt und die offenen Aufgaben in Tabula bearbeitet.

2. Freigabe: Sie informieren Ihren persönlichen Buchhalter kurz per E-Mail, dass die Unterlagen vollständig sind und wir mit der Buchführung beginnen können.

3. Fristgerechte Bereitstellung: Ihre Unterlagen liegen uns spätestens am 20. des Folgemonats vor. Ziel ist der Abschluss der Buchführung bis zum 10. des darauffolgenden Monats.

4. Zeitnahe Rückmeldungen: Etwaige Rückfragen beantworten Sie möglichst innerhalb einer Woche.

Sind diese Voraussetzungen im Wesentlichen erfüllt, berücksichtigen wir den Nachlass automatisch bei Ihrer Buchführungsrechnung.

Ihr nächster Schritt

Richten Sie Tabula ein, verbinden Sie Ihr Bankkonto und laden Sie Ihre ersten Belege hoch. Idealerweise erledigen Sie dies bereits während des Videos.

In Ihrem anschließenden persönlichen Kick-off-Gespräch klären wir gemeinsam offene Fragen und besprechen die Besonderheiten Ihrer Finanzbuchhaltung.

Bei Fragen steht Ihnen Ihr persönlicher Ansprechpartner in unserer Finanzbuchhaltung jederzeit gerne zur Verfügung.